Da gravação de uma reunião a notas utilizáveis em dez minutos

Comece pela estrutura, não pelo texto

Não leia a transcrição do princípio ao fim. Abra-a e procure os momentos em que a conversa vira: um novo interlocutor que fica com a palavra durante algum tempo, uma pergunta que muda de assunto, uma pausa longa. São esses os seus cortes de secção. Cinco ou seis cobrem uma reunião de duas horas.

Retire as decisões antes dos resumos

Uma reunião produz três tipos de conteúdo que vale a pena guardar: decisões, compromissos e perguntas em aberto. O resto é contexto.

Procure na transcrição as expressões que a sua equipa usa de facto — «vamos por aqui», «eu trato disso», «ainda não sabemos» — e copie essas linhas à letra. À letra faz diferença: um compromisso parafraseado é exatamente aquilo que se discute três semanas depois.

Escreva para quem não esteve presente

Ponha um nome e uma data em cada compromisso. Troque os pronomes por nomes: «ele disse que tratava disso» não serve de nada no fim do mês. Mantenha o resumo abaixo de uma página; se crescer, ligue à transcrição com marcas de tempo em vez de copiar mais.

Guarde a gravação

As notas comprimem; as gravações não. Manter a transcrição pesquisável significa que um desacordo daqui a seis meses custa uma pesquisa e não uma discussão. Exporte a transcrição ao lado das notas e guarde as duas juntas.