Od nagrania spotkania do użytecznych notatek w dziesięć minut

Zacznij od struktury, nie od tekstu

Nie czytaj transkrypcji od początku do końca. Otwórz ją i poszukaj momentów, w których rozmowa się zmienia: nowy mówca, który przez chwilę trzyma głos, pytanie zmieniające temat, długa pauza. To są twoje granice sekcji. Pięć albo sześć wystarczy na dwugodzinne spotkanie.

Najpierw decyzje, potem streszczenia

Spotkanie daje trzy rodzaje treści warte zachowania: decyzje, zobowiązania i pytania bez odpowiedzi. Reszta to kontekst.

Poszukaj w transkrypcji zwrotów, których twój zespół faktycznie używa — „robimy tak”, „biorę to na siebie”, „wciąż nie wiemy” — i przenieś te wiersze dosłownie. Dosłowność ma znaczenie: sparafrazowane zobowiązanie to dokładnie to, o co trzy tygodnie później wybucha spór.

Pisz dla osoby, której nie było

Do każdego zobowiązania dopisz nazwisko i datę. Zamień zaimki na imiona — „mówił, że się tym zajmie” pod koniec miesiąca jest bezużyteczne. Zmieść podsumowanie na jednej stronie; jeśli rośnie, podlinkuj transkrypcję ze znacznikami czasu, zamiast kopiować więcej.

Zachowaj nagranie

Notatki kompresują, nagranie nie. Transkrypcja, którą da się przeszukać, sprawia, że spór za pół roku kosztuje jedno wyszukiwanie zamiast kłótni. Pobierz transkrypcję razem z notatkami i trzymaj je w jednym miejscu.