Dalla registrazione di una riunione ad appunti utilizzabili in dieci minuti

Parti dalla struttura, non dal testo

Non leggere la trascrizione dall’inizio alla fine. Aprila e cerca i momenti in cui la conversazione svolta: un nuovo parlante che tiene la parola per un po’, una domanda che cambia argomento, una pausa lunga. Quelli sono i tuoi stacchi di sezione. Cinque o sei coprono una riunione di due ore.

Estrai le decisioni prima dei riassunti

Una riunione produce tre tipi di contenuto che vale la pena conservare: decisioni, impegni e domande aperte. Tutto il resto è contesto.

Cerca nella trascrizione le formule che il tuo team usa davvero — «facciamo così», «me ne occupo io», «ancora non lo sappiamo» — e riporta quelle righe alla lettera. Alla lettera conta: un impegno parafrasato è esattamente ciò su cui si discute tre settimane dopo.

Scrivi per chi non c’era

Associa un nome e una data a ogni impegno. Sostituisci i pronomi con i nomi: «ha detto che ci pensava lui» a fine mese non serve a nulla. Tieni il riassunto sotto una pagina; se si allunga, collega la trascrizione con i tempi invece di copiarne altri pezzi.

Conserva la registrazione

Gli appunti comprimono, la registrazione no. Mantenere la trascrizione ricercabile significa che un disaccordo fra sei mesi costa una ricerca e non una discussione. Esporta la trascrizione insieme agli appunti e conservale nello stesso posto.