会議の録音から使えるメモへ、十分で

本文ではなく構造から始める

文字起こしを頭から順に読まないでください。開いたら、会話が折れ曲がる瞬間を探します。しばらく発言権を握る新しい話者、話題を変える質問、長い沈黙。それが章の切れ目です。二時間の会議なら五つか六つで足ります。

要約より先に決定を抜き出す

会議が生む、残す価値のある内容は三種類です。決定、引き受けられた仕事、そして未解決の問い。それ以外は文脈です。

自分のチームが実際に使う言い回しを文字起こしから探してください。「これでいきましょう」「それは私が持ちます」「まだ分かっていません」。見つけた行は逐語で持ち出します。逐語であることが大切です。言い換えられた約束こそ、三週間後に食い違いを生みます。

その場にいなかった人に向けて書く

引き受けた仕事には必ず名前と期日を添えます。代名詞は名前に置き換えてください。「彼がやると言っていた」は月末には役に立ちません。要約は一ページ以内に収め、長くなるならこれ以上写すのではなく、タイムスタンプ付きの文字起こしへリンクします。

録音は残しておく

メモは圧縮しますが、録音は圧縮しません。文字起こしを検索できる状態で残しておけば、半年後の食い違いは議論ではなく一度の検索で片づきます。文字起こしはメモと一緒に書き出し、まとめて保管してください。